PAPPERSBYRÅN - INTEGRITETSPOLICY

 

SÅ HANTERAR VI DINA PERSONUPPGIFTER

På Pappersbyrån värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också vilka rättigheter du har och hur du kan använda dem.

​

Ansvarig för hantering av personuppgifter

För vissa tjänster och uppdrag kommer vi att vara personuppgiftsansvariga, såsom revisionstjänster, skattetjänster och andra kvalificerade uppdrag där våra uppdragsgivare inte kan eller har möjlighet att instruera oss i vad vi ska göra och hur vi ska utföra uppdraget. För andra tjänster och uppdrag kommer vi att vara personuppgiftsbiträden, såsom redovisnings- och löneuppdrag och vissa konsultuppdrag.
 

Pappersbyrån Sverige AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i den här policyn.
 

Om du har några frågor eller vill åberopa någon av dina rättigheter så når du oss på:
 

Pappersbyrån Sverige AB
Ronnebygatan 49
371 34 Karlskrona
info@pappersbyran.se
073-232 93 37
 

Hur får vi tillgång till personuppgifterna?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig i samband med att du blir kund hos oss, kontaktar oss eller söker anställning hos oss, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan, så kallad tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Följande kategorier av personuppgifter kan vi komma att behandla:

• Kontaktuppgifter såsom namn, adress, e-postadress, telefonnummer

• Identitetsuppgifter såsom personnummer, organisationsnummer

• Ekonomiska uppgifter såsom bankkontonummer och andra bankrelaterade uppgifter

• Arbetsrelaterade uppgifter såsom anställningsuppgifter, ansökningar, CV, personligt brev

• Känsliga uppgifter såsom medlemskap i fackförening eller hälsouppgifter.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Nedan följer exempel på punkter vilka personuppgiftsbehandlingar finns:

• Tillhandahålla och fullgöra avtal om tjänsten i fråga

• För att kunna fullgöra de lagstadgade skyldigheter som åvilar oss i exempelvis bokföringslagens krav på arkivering med mera
  Känsliga uppgifter registreras om det ingår i ett uppdrag från dig för inkomstdeklaration.

• Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att kunna fullgöra de lagstadgade skyldigheter som åvilar oss, t ex bokföringslagens krav på arkivering av räkenskapsmaterial. Personuppgifter vi hanterar i denna behandling är kontaktuppgifter, identitetsrelaterade personuppgifter samt ekonomiska personuppgifter.

• I våra system där vi hanterar löneadministration och/ eller övriga uppdrag där känsliga uppgifter kräver viss lagring och hantering

• Övriga kontaktuppgifter för att vi ska kunna kontakta dig under vårt givna uppdrag

• Inför eventuell anställning eller i samband med en intresseansökan hos oss som arbetsgivare
   

Vilken rättslig grund har vi för våra personuppgiftsbehandlingar?

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera och tillhandahålla avtalad tjänst. När det gäller personuppgiftsbehandling för att fullgöra krav som exempelvis bokföringslagen eller skattelagstiftningen är den rättsliga grunden för behandling rättslig förpliktelse.
 

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter så länge du är kund hos oss och upp till 12 månader därefter. Vissa personuppgifter sparad under en längre tid för att exempelvis uppfylla krav från bokföringslagen och skattelagstiftningen.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut registrerades personuppgifter till utomstående om den registrerade inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till utomstående säkerställer vi att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Vi delar dock era personuppgifter med:

• Tjänsteleverantörer, som exempelvis leverantörer av våra bokförings- och lönesystem, samt system för kontaktuppgifter och mail.
  De får inte använda dina personuppgifter för egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina personuppgifter. En tjänsteleverantör får inte dela dina personuppgifter med tredje part eller underleverantör utan att vi godkänner detta.

• Myndigheter, där vi enligt lag är skyldiga att lämna viss information.
   

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig åtkomst. Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

Dina rättigheter:

Som registrerad hos oss har du följande rättigheter:

• Du har rätt att begära ett registerutdrag där du kan se vilka personuppgifter vi har om dig

• Du har rätt att begära rättning om vi har felaktig eller ofullständig personuppgift registrerad om dig

• Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under dessa förutsättningar:
  - Uppgifterna behövs inte längre för det ändamål de samlades in
  - Du återkallar ditt samtycke
  - Personuppgifterna har behandlats olagligt

Rätten att få personuppgifter raderade gäller inte om vi är skyldiga enligt lag (t ex bokföringslagen) att behålla uppgifterna.

• Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal och det du kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit eller som genererats av dina handlingar/aktiviteter.

• Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär en begränsning av din behandling av personuppgifter kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tid som begränsningen är gällande.

• Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. Görs en invändning mot direkt marknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

 

För mer information om GDPR, se Datainspektionens hemsida: Läs mer här!